¿Vas a abrir un negocio? ¡Buena decisión! Este es el primer paso para conseguir la libertad financiera y dedicarte a algo que realmente te gusta. Para que puedas arrancar con éxito y sobrevivir a tu primer año como emprendedor, debes conocer de antemano lo que te espera. De eso hablaremos en esta guía. Además, te ayudaremos a estar preparado para cualquier imprevisto que surja una vez que tu empresa esté en marcha. ¡Comencemos!
Pasos iniciales para poner en marcha un negocio
Para comenzar con el pie derecho y no darse por vencido antes de tiempo, es sumamente importante tener un plan de acción que consiste en una serie de pasos. Veamos en qué consiste.
1. Concibe una idea
Hasta las grandes corporaciones internacionales surgieron con una idea. Eso es lo primero que necesitas: determinar claramente de qué va tu negocio. No tienes necesariamente que inventar el hilo negro ni revolucionar el mercado. Piensa en algo que no ofrecen las tiendas o empresas de tu localidad y que te gustaría encontrar en ellas. Incluso un negocio convencional puede sufrir un giro de 180 grados si sabes aprovechar las posibilidades que internet te ofrece.
2. Desarrolla tu modelo de negocios
Define de manera específica qué le ofrecerás a tus clientes y a cuál mercado te enfocarás. Analiza cuál es la situación actual del sector en el que te desenvolverás, el perfil de los clientes, quiénes serán tu competidores. Este paso, junto con el anterior, constituyen el punto de partida desde donde avanzarás a las siguientes etapas del proceso.
3. Calcula cuidadosamente tus gastos
Elaborar un presupuesto es otro paso fundamental. Sin una planeación realista en este campo, tu emprendimiento está condenado al fracaso. Calcula cuál será tu inversión inicial y a cuánto ascenderán tus gastos recurrentes. Esto incluye el costo del alquiler de un local comercial, la compra de la mercancía a los proveedores, el pago de sueldos a los trabajadores y de los servicios a fin de mes.
4. Determina cuál será tu fuente de financiación
Asegúrate de tener los fondos suficientes para la puesta en marcha. Si actualmente cuantas con trabajo y los gastos iniciales no serán demasiados elevados, es preferible ahorrar por algún tiempo para financiarte tú mismo. Así comenzarás tu empresa sin deudas. Ahora bien, hay ocasiones en las que solicitar un crédito es tu mejor (y única) opción. Si ese es tu caso, investiga si eres candidato a recibir apoyo por parte del gobierno o solicitar un préstamo en alguna institución financiera. Pide solo lo que necesitas para comenzar. Otra posibilidad es asociarte con alguien que tenga capital e interés en tu idea. Eso nos lleva al siguiente paso.
5. Considera la posibilidad de formar una sociedad
Un negocio no es un simple pasatiempo que puedas compartir con otros. Así que el parentesco o la amistad no son factores determinantes para escoger un socio. Es recomendable elegir a un profesional que crea en tu idea y esté dispuesto a invertir en ella. Desde luego, iniciar tu emprendimiento con un socio limitaría hasta cierto grado tu libertad para innovar y tomar decisiones. Ten presente las ventajas en inconvenientes de una sociedad antes de tomar una decisión al respecto.
6. Selecciona a tu equipo
Como ocurre con la elección de los socios, no es obligatorio invitar a todos tus amigos y familiares a formar parte de tu empresa, a menos que tengan algo valioso que aportar. Tu equipo debe estar conformado por profesionales entusiastas con algo de experiencia en el entorno en el que te desenvolverás. Si quieres mantener su nivel de compromiso, tienes que pagarles un sueldo adecuado. De ahí la importancia de tener los fondos necesarios para la puesta en marcha. Puedes utilizar un portal de internet especializado para reclutar a tu personal. Tómate el tiempo necesario para hacer una buena selección y elige solo la cantidad de empleados necesaria para empezar.
7. Diseña un plan de marketing efectivo
Desde el principio, debes destinar parte de tu presupuesto para promocionar tu negocio. Es algo imprescindible, hasta las marcas más posicionadas del planeta siguen invirtiendo en publicidad. Generalmente, es posible lanzar campañas efectivas y de bajo costo. Tampoco subestimes el poder de la publicidad orgánica, aprovechando el poder de las redes sociales y de otras plataformas en línea para dar a conocer tu empresa. Y haz todo lo posible por fidelizar a tus clientes, ofreciéndoles descuentos y otros beneficios en sus próximas compras. Ellos serán tus mejores promotores.
8. Asígnate un sueldo
Todo emprendedor tiene que cuidar sus gastos personales, al menos al principio. Con todo y los sacrificios económicos que tendrás que hacer en los primeros meses de operación, resiste la tentación de renunciar a un salario. Por tu propia motivación y salud financiera, asígnate un sueldo desde el principio. Si no lo haces ahora, te costará mucho hacerlo más adelante.
9. Repite los pasos de forma cíclica
Conforme tu empresa vaya madurando y prosperando, vuelve a efectuar los ocho pasos antes mencionados. Sigue dándole forma a tu idea y desechando lo que no funciona, puliendo tu modelo de negocios, recalculando tus gastos para que tu presupuesto esté más apegado a la realidad, y buscando fuentes de financiación y posibles socios para no dejar de crecer. También tendrás que reclutar a más profesionales y seguir motivando a tu equipo, continuar con las campañas de marketing y modificar tus sueldo y el de tu personal a la alza (nunca en sentido inverso).
Conoce los requisitos legales y administrativos para iniciar un negocio
No importa cuál sea tu actividad comercial. Antes de iniciar operaciones, deberás realizar varios trámites ante las autoridades correspondientes. Este proceso puede ser tedioso, pero es necesario. Para que la espera te resulte lo más corta posible, trata de comenzar cuanto antes, incluso si hay aspectos de tu negocio que todavía no tienes del todo claros. A continuación, te decimos cuáles son los requisitos legales y administrativos que debes cumplir.
Antes de realizar los trámites, es esencial que determines cuál será tu forma jurídica. El tipo de actividad, el número de socios, el presupuesto inicial y tu responsabilidad frente a terceros determinará cuál es la más adecuada para tu negocio. La ley contempla dos categorías principales: la individual y la societaria. La primera es la indicada para autónomos, es decir, para emprendimientos de una sola persona. La segunda es indispensable cuando dos o más empresarios se asocian y, a su vez, se clasifica en sociedad limitada, sociedad anónima, cooperativa, sociedad civil y comunidad de bienes.
Trámites generales
Hablemos primero del procedimiento que deben seguir los autónomos y sociedades por igual.
Para empezar, debes acudir a la Administración de Hacienda para darte de alta en el IVA y en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE), obtener tu NIF (Número de Identificación Fiscal) y llevar a cabo una declaración censal de inicio de actividad y una declaración previa al inicio de actividades.
Luego, tendrás que presentarte en la Tesorería General de la Seguridad Social para inscribir a la empresa o individuo en el régimen que corresponda y dar de alta a los empleados en la Seguridad Social.
El siguiente paso es visitar el Ayuntamiento de tu localidad para obtener una licencia de apertura o de actividad que acredite que tu establecimiento tiene las condiciones adecuadas para operar sin perturbar la tranquilidad de los vecinos. Se exime a los que realizan actividades artísticas y artesanales en su domicilio, no ocasionan molestias a terceros y no venden al público en general.
En el extremo opuesto, están las actividades que se consideran molestas, peligrosas para la salud o nocivas para el ambiente. En este caso, los requisitos para obtener la licencia de apertura serán más estrictos. Dependiendo de los factores mencionados, el trámite podría incluir conseguir una licencia de obras, implementar medidas higiénicas y de insonorización y cumplir con el plan contra incendios.
Por otro lado, es obligatorio llevar un registro de todas las operaciones financieras de una empresa. Tal información se asienta en documentos conocidos como libros contables, lo cuales deben legalizarse en el Registro Mercantil. Esto se hace mediante la colocación de un certificado oficial en la primera página y la impresión de un sello en el resto de las hojas.
Ahora bien, si vas a crear una marca para tus productos o servicios, tendrás que registrarla debidamente para protegerla contra cualquier plagio. Para ello, tendrás que desplazarte de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
Por último, si vas a contratar trabajadores desde el principio, entonces deberás indicar la fecha de apretura de tu negocio a la Dirección Provincial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Además, es necesario solicitar un libro de visitas para dejar constancia de todas las inspecciones que te haga algún representante de dicha oficina.
Trámites exclusivos de las sociedades
Si tu negocio formará parte de una forma jurídica societaria, deberás emprender una serie de pasos adicionales. Veamos cuáles son.
Obtener una certificación negativa.
El Registro Mercantil Central emite un documento conocido como certificación negativa del nombre de la sociedad. Su propósito es dejar constancia de que el nombre elegido para tu negocio no existe, es decir, es exclusivo de tu empresa. Puedes tramitarlo en las oficinas de la mencionada institución, por correo postal o por internet.
Depositar el capital social.
Para iniciar un negocio en sociedad, es obligatorio demostrar que se cuenta con fondos. Para ello, se requiere depositar una cantidad mínima de dinero en una cuenta bancaria. Este monto corresponde, al menos, a 3.000 euros en el caso de las sociedades limitadas y a un mínimo de 60.000 euros en lo que respecta a las sociedades anónimas.
Crear legalmente la sociedad.
Todos los socios deben presentarse ante un notario para firmar un documento que acredite la constitución de la sociedad.
Inscribirse en el Registro Mercantil Provincial.
Deberás dirigirte a la oficina local del Registro Mercantil para inscribir a la empresa recientemente constituida.
Prepárate para hacer frente a cualquier imprevisto que surja tras iniciar un negocio
En el desarrollo de cualquier actividad comercial pueden surgir gastos inesperados que afecten las finanzas de una empresa, especialmente si se trata de un recién iniciado. A fin estar listo para solventar estas situaciones, te recomendamos contratar un seguro de negocios. Las aseguradoras ofrecen pólizas con diferentes niveles de cobertura. Seguramente encontrarás una que se adapte a tus necesidades. Para que puedas elegir la más adecuada para ti, te mostramos las alternativas más comunes.
Fugas de agua o incendios.
Una avería en una tubería podría estropear el suelo y dañar la mercancía. Por otro lado. Un corto circuito, una fuga de gas e incluso un atentado pueden provocar un incendio o una explosión. Si no estás asegurado, podría ser difícil o hasta imposible recuperarse. Existen pólizas que cubren las compostura correspondientes y el pago de una suma para reponer los bienes.
Desplome del edificio.
Las obras de construcción de un edifico aledaño pueden ocasionar daños estructurales en tu establecimiento. La aseguradora intervendría para proporcionarte los fondos para las reparaciones o la reconstrucción, en el peor de los escenarios.
Daños eléctricos.
Las subidas de tensión pueden provocar daños en aparatos eléctricos, algunos de ellos muy costosos. Algunos seguros contemplan la reparación de tales equipos y el reemplazo, si fuera necesario.
Rotura de cristales o rótulos.
Reemplazar ventanas, puestas, exhibidores o mostradores de cristal que se hayan roto por algún accidente o actos de vandalismo genera un gasto muy serios. Lo mismo puede decirse de los rótulos publicitarios de tu negocio. La cobertura de esta clase te ahorrará preocupaciones al respecto.
Desalojamiento.
Un siniestro grave podría dejar tu establecimiento inutilizable por días o hasta meses. Mientras se efectúam las reparaciones o la reconstrucción, podrías verte obligado a buscar un local temporal. Hay compañías de seguros que te pagan el alquiler durante todo ese tiempo.
Viaje de regreso en caso de emergencia.
¿Estás fuera de la ciudad cuando te avisan que ocurrió un siniestro grave? Existen pólizas que cubren tu viaje de regreso para ayudarte a llegar lo más pronto posible.
Dinero robado.
Es posible asegurar un capital determinado en caso de que seas víctima de un robo en tu negocio o mientras te diriges al banco a realizar el depósito. Incluso los clientes que sean victimas de un asalto mientras están en tu local pueden beneficiarse de esta cobertura.
Averías en equipos informáticos y maquinaria.
Las aseguradoras ofrecen la reparación y reemplazo de los equipos que sufran daños por accidentes, siniestros o atentados. Si se trata de ordenadores, el servicio incluye un intento por recuperar la información guardada en su unidad de almacenamiento.
Pérdida de llaves.
La perdida o robo de las llaves de un establecimiento es un problema de seguridad que debe atenderse inmediatamente. Qué bueno que haya empresas de seguros brinden un servicio urgente de cambio de cerraduras y reposición de llaves.
Responsabilidad civil.
La atención médica o indemnización ante cualquier lesión o intoxicación por inhalar algún producto químico o consumir un alimento en mal estado que sufra una persona que está de visita en tu negocio o un empleado durante sus horas laborales se puede cubrir si se cuenta con el seguro adecuado.
Defensa jurídica.
Un accidente de trabajo, un daño sufrido por un cliente en las instalaciones de tu empresa o una inconformidad por despido o liquidación puede desembocar en una demanda por parte de los implicados. Si estás protegido por esta póliza, la aseguradora se encargará de los gastos de defensa.
Adicionalmente, existen seguros especialmente diseñados para un negocio en particular. Compara tus opciones y elige el que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto. Tarde o temprano necesitarás la cobertura que proporcionan las agencias aseguradoras.
La adaptabilidad: una cualidad clave para arrancar un negocio
Un último consejo: en todo momento, debes estar dispuesto a ser flexible, es decir, realizar cambios a tu plan original si ves que hay una estrategia que puede funcionar mejor.
Ahora que conoces los pasos esenciales para iniciar y mantener a flote un negocio, es momento de poner manos a la obra. Te deseamos éxito en tu nuevo emprendimiento.
