A la hora de gestionar los gastos de una empresa, la tarjeta virtual se ha convertido en la opción más interesante en los últimos años, gracias a sus increíbles ventajas de flexibilidad, seguridad y control. Estas tarjetas ya tienen bastante tiempo dentro de los mercados, pero su uso ha incrementado significativamente durante los últimos años, convirtiéndose en las preferidas para empresas de todos los tamaños. Gracias a la labor de las empresas fintech, este tipo de herramienta de gestión de gastos está disponible para cualquier negocio con solo unos clics.
Qué es una tarjeta virtual
Las tarjetas virtuales son herramientas que permiten a las empresas realizar compras o pagar a través de la red, sin tener que utilizar una tarjeta física convencional o dinero en efectivo. Su funcionamiento es totalmente idéntico al que tiene una tarjeta física, pero gana ventajas significativas en materia de seguridad, control del gasto y flexibilidad. Las tarjetas virtuales, al igual que las físicas, tienen información básica del usuario: número de tarjeta, titular, vencimiento, código de seguridad, por lo que los pagos se pueden realizar en cualquier establecimiento que acepte pagos con tarjeta.
Su emisión se realiza a través de compañías fintech, dedicadas a la gestión de dinero electrónico, y se pueden personalizar y gestionar a través de la propia web o aplicaciones dedicadas a ello. Este tipo de tarjetas no funcionan a crédito, es decir, tendremos que cargar personalmente las cantidades que vayamos a utilizar para poder pagar con ellas en todo momento.
Cómo se usa una tarjeta virtual
Si te preguntas cómo se usa una tarjeta virtual, debes saber que el proceso es bastante sencillo, pese a que tenga ciertas restricciones e impedimentos dada la naturaleza de la herramienta. Para utilizar esta herramienta, debes saber que funciona como tarjeta prepago, por lo que debes realizar una transferencia a tarjeta virtual con el dinero que necesites para realizar las compras deseadas. Una vez tengas el dinero dentro de la tarjeta virtual, solo te queda utilizarla para comprar en tiendas online, proporcionando los datos de la tarjeta que te pida el comercio. Además, si cuentas con servicios como Apple Pay o Google Pay y vinculas tu tarjeta virtual, también podrás pagar en todos los comercios que dispongan de datáfonos para pagos con tarjeta.
Cómo debemos elegir la mejor tarjeta virtual para nuestra empresa
A la hora de elegir la mejor tarjeta virtual para una empresa, debes tener en cuenta ciertos factores que determinarán si esta se ajusta a tus necesidades:
- Antes de buscar las opciones disponibles en empresas fintech, siempre conviene preguntar a nuestro banco de confianza, ya que es posible que nos ofrezcan tarjetas virtuales con condiciones mejores al resto, al ser una empresa cliente de la entidad.
- Consultar todos los gastos que conlleva la contratación de una tarjeta virtual: mantenimiento, comisiones por operaciones, costes añadidos…, ya que algunas financieras ofrecen estos servicios de manera gratuita, pero otras pueden cobrar ciertas cantidades.
- Verificar si la tarjeta virtual es compatible con las aplicaciones o dispositivos a los que queremos vincularlas, como los smartwatches o móviles.
- Analizar el límite de fondos de la tarjeta, y las posibles cuantías mínimas y máximas que la financiera establezca en el contrato.
- Consultar las funcionalidades de protección que se incluyen al contratar las tarjetas: coberturas frente a fraudes y estafas, seguros, envío de SMS…
- Revisar las tasas de cambio que se puedan llegar a cargar por pagos a entidades que utilizan monedas o tipos de divisas diferentes. Estos cargos suelen ser bastante más elevados en entidades bancarias que en empresas fintech, y son un factor relevante a tener en cuenta si se suele comprar a empresas de este tipo.
Actualmente, disponemos de varias opciones a la hora de escoger una tarjeta virtual, cada una con sus condiciones y características particulares. En España, algunos de los grandes bancos como Santander, La Caixa, Bankia o BBVA ya ofrecen tarjetas virtuales a las empresas clientes de la entidad, además de varias empresas fintech que disponen de este servicio, como Rebellion o Revolut. Obtenerlas es bastante sencillo, simplemente debemos tener una cuenta en la entidad escogida y enviarles la información que nos pidan de la empresa, y solo tendremos que esperar a que aprueben la solicitud y nos envíen la aplicación y los datos de la tarjeta.
Ventajas del uso de una tarjeta virtual en tu empresa
- Control centralizado del gasto. El sistema que utilizan las tarjetas virtuales permite la emisión de tarjetas a nombre de cada uno de los empleados, eliminando el riesgo de estafa y mal uso, y permitiendo un control óptimo de los flujos monetarios por parte de los empleados.
- Integración de los asientos contables. En una única aplicación, que podrá tener cada uno de los trabajadores en su móvil, se registrarán las transacciones realizadas con las tarjetas virtuales de forma automática, evitando la gestión innecesaria a través del control de cada una de las facturas emitidas por las compras de cada empleado.
- Incremento de la seguridad en las transacciones. Actualmente, las tarjetas virtuales se han convertido en uno de los métodos más seguros para emitir tarjetas de empresa a los trabajadores, si no el que más. Al controlarlo todo a través de una aplicación, en la que podrás cancelarla y/o bloquearla inmediatamente, serás la única persona con el control de las tarjetas de tu compañía.
- Información instantánea y a tiempo real. Las transferencias y transacciones realizadas con tarjetas de crédito convencionales suelen tardar varios días en aparecer, pero las tarjetas virtuales muestran todas las operaciones en tiempo real, permitiendo verificar los movimientos en cualquier momento.
- Gestión de presupuestos avanzada. En relación con la última ventaja, las aplicaciones de gestión de estas tarjetas también acostumbran a ofrecer opciones para variar y administrar los límites de gasto de cada tarjeta a tiempo real. Desde un solo perfil podrás dividir y asignar los fondos de manera centralizada y hacia todas las tarjetas de tus empleados.
Sabiendo cómo usar la tarjeta virtual y los beneficios y ventajas que esta trae a las empresas, podemos concluir en que es una forma segura, cómoda y eficaz de gestionar los gastos de los trabajadores de una empresa de manera centralizada.
