¿Qué alternativas tienes en sistemas de cobro para tu negocio?

Dejando a un lado las alternativas online y centrándonos solo en las presenciales tendríamos cuatro grandes opciones:

• Caja registradora
• TPV clásico (o POS, que sería el acrónimo en inglés de ‘terminal de punto de venta’)
• TPV en móvil
• TPV en tableta

Una premisa fundamental en la elección de sistema es que cuanta más flexibilidad en la forma de pago ofrezcas mejor, ya que a más facilidades más posibilidades de ingresar tienes. En este sentido, es muy importante que tus clientes puedan pagar con tarjeta de crédito, una opción que es muy usada por sus múltiples ventajas (permite diferir el pago, no hay que llevar efectivo encima, etc.). Además, el proceso para poder habilitar en tu negocio los pagos tanto con ellas como con tarjetas de débito es muy sencillo, debiendo tan solo acudir a una entidad bancaria que te proporcionará todo lo necesario para hacerlo (servicio de adquierencia, datáfono, etc.), bajo unas determinadas condiciones que normalmente suelen ser una pequeña comisión sobre las ventas y una cuota reducida en concepto del alquiler del lector de tarjetas.

Caja registradora: ventajas y limitaciones

La caja registradora aún sigue siendo el sistema más extendido en pequeños restaurantes y comercios, ofreciendo aún unas indudables ventajas en lo concerniente a precisión y seguridad. Con todo, la proliferación de los distintos formatos TPV las ha dejado obsoletas, pese al surgimiento de cajas registradoras inteligentes que brindan muchas más funcionalidades que las modalidades clásicas. Pero todavía pueden ser una buena opción para negocios sencillos en los que no sea necesaria la toma de pedidos y los clientes no deban aguardar mucho tiempo para poder pagar.

La máquina TPV o POS, imprescindible para pagos con tarjetas

La máquina TPV o POS es un dispositivo electrónico que consta de pantalla y teclado, estando ideada para adaptarse a pagos tanto con tarjeta de débito como de crédito, aunque también ofrece otras funcionalidades muy interesantes para los negocios:

• Emisión e impresión de facturas
• Interacción permanente con stock de mercancías o existencias del comercio
• Lecturas de códigos de barras
• Adaptación a planes de fidelización de entidades bancarias
• Posibilidad de obtener todo tipo de informes, balances, estadísticas, etc.

El software con el que operan estos aparatos es muy similar al de cualquier ordenador de casa, con la salvedad de que suelen ser inalámbricos, algo fundamental para agilizar el proceso de cobro de los productos o servicios que dispensa el negocio. Igualmente, también destacan por su adaptabilidad, pudiéndose amoldar a la perfección a cada modalidad de actividad comercial, ya que, por ejemplo, no son similares las necesidades que puede tener una tienda de moda que solo realice ventas presenciales a las de una empresa de distribución de bebidas cuyos comerciales cierren operaciones en los propios establecimientos hosteleros que visiten.

Otras ventajas

Además, la máquina TPV o POS ofrece otras ventajas como que el ticket emitido equivalga a una factura (con todo lo que esto implica en agilización de la facturación), mientras que el cliente se beneficia de poder pagar de manera directa, sin necesidad de disponer de efectivo y con plena seguridad bancaria. Por ello, el uso del TPV resulta muy recomendable para todas las partes, suponiendo en el momento de su surgimiento un auténtica revolución del concepto clásico de punto de venta.

Pos o TPV en móvil, una solución cada vez más extendida

Disponer del sistema de TPV en el móvil es una opción muy interesante para pequeños negocios y autónomos, ya que es una alternativa mucho más barata que la máquina TPV y también permite mediante un lector el cobro a través de todas las variedades de tarjetas (débito, crédito, prepago…), pudiéndose así mismo usar en cualquier lugar al tener la misma portabilidad que un smartphone convencional. Además, su instalación es muy sencilla y no precisa ayuda especializada, teniéndose tan solo que descargar la App correspondiente en función del sistema operativo, Android o iOS-Apple, con el que funcione el terminal.

Requisitos para usar TPV o POS en móvil

Lo único que precisas para cobrar con tarjetas en un teléfono es:

• Que el dispositivo sea un smartphone inteligente de cualquier marca que tenga un sistema operativo compatible: Samsung, iPhone, Huawei, etc.
• Conexión a internet, mediante Wifi, 3G, 4G…
• Lector de tarjetas móvil

¿Cómo funciona el lector de tarjetas móvil?

El lector de tarjetas que precisas adquirir para que los clientes de tu negocio puedan hacer pagos con ellas es un pequeño dispositivo que se conectaría a tu terminal móvil mediante Bluetooth, posibilitándote así el procesamiento de los pagos si dispones también de la correspondiente aplicación y de conexión a internet. Por la sencillez de este sistema, resulta ideal también para pequeños negocios y autónomos, cumpliendo además plenamente la normativa europea de pagos digitales.

¿Dónde puedo conseguir el lector de tarjetas?

Para adquirir un TPV para el móvil hay dos opciones: o acudir a un banco o a empresas independientes. El recurso más habitual es solicitarle el datáfono a una entidad financiera, aunque conviene comparar las condiciones de contratación, precios y comisiones que ofrece cada banco, estando particularmente atento a la letra pequeña.

El TPV para tableta puede ser muy beneficioso para tu negocio

Una TPV táctil o una aplicación de TPV para tablet puede ayudarte mucho a simplificar la gestión de tu negocio, contribuyendo por tanto a mejorar el servicio a tus clientes, con todo lo que esto implica de positivo para todos. Entre las ventajas que ofrece este sistema está que su uso es muy intuitivo, resultando las pantallas táctiles muy fáciles de manejar, sobre todo para quienes están acostumbrados a utilizar este tipo de dispositivos. Además:

• La realización de tareas se agiliza al máximo, ya que a través de la pantalla se puede desde comandar los pedidos hasta cobrar, ganando mucho tiempo en todo los aspectos del día a día de un restaurante. Así, los clientes son atendidos con mayor diligencia y eficacia, recibiendo un mejor servicio e incrementando por tanto las perspectivas de éxito de tu negocio.
• Disminuye la posibilidad de cometer fallos, ya que una TPV táctil hace mucho más eficiente la toma de pedidos, al permitir por ejemplo que personal que atiende mesas tocando simplemente una pantalla anote comandas y las envíe directamente a cocina, evitando así además que se produzcan errores y descoordinaciones entre los camareros y la cocina.
• Al margen de resultar muy beneficioso para el funcionamiento del local y la calidad del servicio al cliente, el TPV para tableta también da buena imagen a los negocios, mostrando que están tecnológicamente a la última, lo que ayuda a construir una buena imagen de marca.

De este modo, las TPV táctiles ofrecen todo un sistema de gestión integral de negocio que proporciona unos resultados que benefician al cliente en muchos aspectos. Así, se contribuye a que tenga una buena experiencia, lo que incrementará las posibilidades de que repita y recomiende el local.

Diferencias entre caja registradora y TPV

La rapidez, un aspecto clave

Las cajas registradoras siempre cumplen con lo que tienen hacer, otra cuestión sería a la velocidad a que lo hacen, aunque las nuevas modalidades que han ido surgiendo hayan mejorado en este y otros ámbitos. Con todo, no llegan ni de lejos a la celeridad de los sistemas TPV, una rapidez que por ejemplo en el caso de una tienda propicia que los clientes pasen menos tiempo pagando en caja, recibiendo así un mejor servicio, lo que siempre tendrá efectos positivos para el negocio.

Los TPV evitan los tediosos inventarios

Actualizar diariamente el inventario restándole las ventas realizadas es una labor ardua y fatigosa si se tiene que hacer ticket a ticket como en el caso de las máquinas registradoras. Mientras que si se tiene un sistema TPV la totalidad de productos y artículos que se hayan vendido se restan de manera automática del inventario, al tiempo que también se simplifica el proceso de alta de nuevos items en el stock.

Con los TPV olvídate de los problemas de mantenimiento

Cuando una maquina registradora se avería en la mayoría de los casos hay que solicitar la ayuda de un técnico (que cobra bastante) y aguardar a veces hasta un día entero para que todo vuelva a funcionar con normalidad. Sin embargo, los TPV solo requieren unas simples operaciones con el software para que todo vuelva a la normalidad, sin que esto lleve mucho tiempo ni implique la ayuda de un profesional que se traduzca en la realización de un desembolso económico.

Cómo elegir tu sistema TPV

A la hora de decantarte por una modalidad de TPV u otra tendrás que tener en cuenta aspectos como las necesidades específicas de tu negocio, los límites de gasto previstos o cuál sería el proveedor más idóneo.

Busca la solución más recomendable para tu negocio

En el mercado podrás encontrar desde TPV muy simples hasta modalidades muy sofisticadas que prácticamente ofrecen prestaciones integrales de gestión. Si ya tienes terminal de punto de venta pero es muy básico y no cubre todas las necesidades de tu negocio, se trataría de hacer balance de las funcionalidades que echas en falta y buscar un equipo que sí las ofrezca. También, sería recomendable que le preguntases a tu personal que mejoras creen ellos que se precisarían en la gestión de tareas, resultando fundamental esta aportación de los trabajadores ya que son ellos los que, por ejemplo, en el caso de un restaurante toman pedidos, cobran, etc.

Estudia las necesidades de equipo

Antes de elegir una modalidad de TPV u otra valora detenidamente la inversión que deberías de llevar a cabo en nuevos ordenadores, tabletas, lectores de códigos de barras… debiendo solicitarle al proveedor del terminal que te pase un presupuesto detallado que incluya cuánto te costaría todo, sin dejar al margen componentes auxiliares como escáneres de tarjetas, impresoras de tickets, etc.

Elige el mejor proveedor

Conviene no atender solo a criterios como el precio económico, resultando aconsejable sopesar con calma todas las funcionalidades que ese comercial nos vende tan bien y las ventajas que comportarán para la gestión de tu negocio. Por ello, estaría muy bien solicitar una ‘demo’ que te permita comprobar cómo opera el sistema, siendo la solicitud de esta prueba gratuita bastante habitual en estos casos. Tampoco está de más pedir referencias a otros establecimientos que las tengan para saber sus impresiones, pudiéndose igualmente acudir para recabar opiniones a foros webs especializados o incluso a portales de comercio electrónico que recojan valoraciones de usuarios que los hayan adquirido.

¿Es obligatorio tener cajas registradoras o TPV?

Actualmente no hay ninguna normativa legal que establezca el uso de caja registradora o terminal de punto de venta para los negocios. El motivo principal de que no se obligue a los minoristas a su utilización es el modelo de factura simplificada que se aprobó en 2012, que permite a empresarios y autónomos emitirla en transacciones que no sobrepasen los 400€. Además, en España de momento las facturas pueden realizarse por cualquier medio, tanto en papel como por vía electrónica, debiendo constar eso sí el número de factura, la fecha de expedición, la modalidad de transacción, el valor así como el IVA y las retenciones si correspondieran.

Novedades del sistema de SII de la Agencia Tributaria

Con el nuevo sistema de gestión del impuesto del IVA que puso en marcha Hacienda en 2017 las empresas tienen la posibilidad de mandar a tiempo real todas las facturas que van generando. Así, se facilita mucho más la liquidación del impuesto con todas las ventajas que esto implica. Aunque para poder adherirse a SII hay que autoliquidar el IVA de forma mensual, debiéndose además permanecer en el sistema un mínimo de un año. Con todo, esta novedad tampoco implica la obligatoriedad de disponer de caja o TPV, pero sería una razón más que se añadiría a una larga lista de motivos:

• Óptimo registro de ventas, agilización de la facturación y gestión más fácil de inventarios
• Dinamización de procesos de gestión, pudiendo contar incluso los terminales de punto de venta con sistemas ERP
• Simplificación de proceso de transmisión de datos a la Agencia Tributaria, propiciando que pueda recabar toda la información que precisa tener, algo muy importante ya que puede evitar las recurrentes inspecciones fiscales y todas sus molestias derivadas

Una decisión muy importante para tu negocio

Sea cual sea la opción por la que te decantes al final, la elección debe ser fruto de un proceso de reflexión en el que sopeses detenidamente las ventajas e inconvenientes de cada alternativa, ya que tal y como hemos ido desgranando aquí la decisión va mucho más allá de la mera recepción del pago de los productos y servicios que ofreces, pudiendo el sistema que utilices para cobrar a los clientes tener repercusiones en la gestión de tu negocio, la eficiencia del trabajo de tu personal, la óptima reposición de existencias, la calidad de la atención que dispensas, la propia imagen que transmite el local o incluso a la hora de conformar una identidad de marca. Aspectos todos ellos que resultan esenciales para que un negocio tenga éxito. De ahí, que resulte esencial que la solución de cobro sea una de las primeras cuestiones que tengan dilucidadas a la hora de poner en marcha tu proyecto empresarial.