Cada vez son más las empresas que proporcionan a sus trabajadores tarjetas corporativas. Cuando se tiene un negocio, se tiene multitud de responsabilidad y nuevos retos que se han de afrontar cada día. Además, resulta imprescindible, independientemente del tamaño del negocio, separar las finanzas personales de las de la empresa. Por ello es fundamental contar con tarjetas personales corporativas o tarjetas para gastos de empresa.
Qué son las tarjetas corporativas
Las tarjetas corporativas son un producto financiero que tienen como finalidad la gestión y el control de los gastos de las empresas de forma cómoda y fácil. De esta forma, las empresas no tienen que dar anticipos a sus trabajadores para los gastos que estos tengan en concepto de viaje y representación. Sin duda, son una buena manera de llevar a cabo una adecuada tesorería de la empresa de forma sencilla.
Por lo general, las tarjetas personales corporativas son emitidas a nombre de la empresa, si bien en estas también consta el nombre del empleado titular de la tarjeta. Para poder contratar estas tarjetas es precisa la firma de la entidad, así como la identificación fiscal y los registros financieros corporativos de la entidad bancaria que emite la tarjeta.
En cualquier caso, lo habitual es que las tarjetas para gastos de empresa estén especialmente destinadas a entidades de gran tamaño. Esto no significa que empresas más pequeñas no puedan hacer uso de este tipo de producto financiero.
Cuándo es recomendable contar con ellas en tu empresa
Las tarjetas corporativas están especialmente pensadas para grandes corporaciones. Sin duda, cuantos más empleados tiene una empresa, más recomendable será contar con ellas, especialmente para aquellos trabajadores de alto rango que viajan y llevan a cabo funciones de negociación y representación de la entidad.
Este tipo de tarjetas servirán a empresas con una cuantiosa plantilla de empleados para poder controlar los gastos de sus trabajadores. De esta forma, se evita que los trabajadores tengan que usar sus tarjetas personales, llevar a cabo el posterior informe de gastos y esperar a que la empresa reembolse el dinero que se hubiera gastado.
Así pues, gracias a las tarjetas corporativas se evita todo este proceso y los gastos se pueden categorizar y analizar. No obstante, los trabajadores deberán entregar a la empresa los recibos originales, además de estar obligados a no cargar gastos personales en la tarjeta de empresa.
Tipos de tarjetas corporativas y cuándo usarlas
Existen diferentes tarjetas corporativas o tarjetas de gastos que las entidades bancarias ofrecen a sus clientes. De este modo, pueden pagar en línea o directamente en una tienda física. Estas tarjetas se pueden clasificar dependiendo de la forma de pago. Son las siguientes:
- Tarjeta de crédito: a través de la tarjeta de crédito, la entidad bancaria adelanta cierta cantidad de dinero a su cliente, hasta un límite que se ha pactado previamente. Las empresas dan a sus empleados este tipo de tarjetas para que pueda hacer frente a los gastos de representación. A final de mes, la empresa deberá pagar el saldo resultante a la entidad bancaria con la que hubiera contratado la tarjeta. Al ser a nombre de la empresa, será esta la responsable en caso de no cumplir con el crédito resultante a favor de la entidad bancaria. De esta forma, en ningún caso será el trabajador el responsable de pagar al banco.
- Tarjeta de débito: la tarjeta de débito permite al empleado hacer uso de los recursos económicos de la empresa directamente. De esta forma, es como si el empleado accediera a las cuentas bancarias de la entidad, no generándose un derecho de crédito a favor del banco.
- Tarjeta de servicio: este tipo de tarjetas permiten a las empresas disponer de una línea de financiación temporal. Una vez que ha transcurrido el tiempo para el que fue contratada, la empresa deberá liquidar el dinero que se hubiera gastado.
- Tarjeta de prepago: en este caso, la empresa ingresa una cantidad determinada de dinero en la tarjeta. De esta forma, el empleado podrá hacer uso de la cantidad de dinero que previamente la entidad ha ingresado en la tarjeta. Una vez que el trabajador ha gastado todo el dinero, no podrá seguir haciendo uso de más crédito con esa tarjeta.
Ventajas de contar con tarjetas corporativas para tu empresa
El uso de las tarjetas corporativas cada vez está más extendido entre las empresas. Esto es debido a las muchas ventajas con que cuenta esta forma de sufragar los gastos derivados de la representación de la entidad. Las ventajas con que cuentan las tarjetas corporativas son las siguientes:
- Gracias a las tarjetas corporativas se mejora la presentación de informes y el mantenimiento de registros de los gastos en que incurren los trabajadores al desempeñar sus funciones.
- Se lleva a cabo una mejor monitorización y análisis del gasto de los trabajadores por parte de la entidad. Esto permite a la empresa elaborar un mejor y más fiel presupuesto.
- Las tarjetas corporativas suelen conllevar ciertos beneficios. Este es el caso de los servicios de viajes y la asistencia de emergencia, entre otros. En cualquier caso, estos beneficios dependerán del tipo de tarjeta corporativa que se haya contratado y de la entidad bancaria en cuestión.
- Las tarjetas corporativas facilitan a los trabajadores desempeñar sus funciones. De esta forma, los empleados no tendrán que adelantar su dinero personal para sufragar los gastos derivados de su actividad profesional.
- Suponen un medio simplificado para que los empleados puedan sufragar gastos derivados de su actividad laboral.
- Las tarjetas corporativas pueden facilitar los viajes de negocios. De hecho, son muy utilizadas por los empleados que suelen tener que viajar por motivos de trabajo. Asimismo, estas tarjetas suelen conllevar beneficios en los aeropuertos y estaciones. Tal es el caso del acceso a la sala VIP de los aeropuertos o la protección contra accidentes de viaje.
Sin duda, las tarjetas corporativas tienen grandes ventajas, tanto para los trabajadores como para las empresas. Por ello, no es extraño que cada vez sean más las empresas que hacen uso de estas. En cualquier caso, es imprescindible saber qué tipo de tarjeta corporativa se ha de contratar, dependiendo del empleado que la vaya a utilizar y de los gastos que se vayan a pagar con ella.
