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Cuentas bancarias para negocios
Uno de los primeros pasos que hay que dar cuando se crea un negocio es la apertura de una cuenta bancaria que sea exclusiva para el mismo, ya que es aconsejable que todas las transacciones de la empresa o el autónomo queden reflejadas en un único lugar. A la hora de abrirla, conviene elegir el banco adecuado en función de las ventajas que pueda ofrecer, al igual que también hay que buscar la entidad bancaria más idónea para cubrir otros aspectos claves de tu proyecto empresarial como la financiación, el sistema de cobro a clientes y todo lo concerniente a las diversas modalidades de transferencias. Sin olvidar tampoco que cualquier paso que des debe estar en perfecta sintonía con la normas legales y requisitos administrativos exigidos.
Todo lo que necesitas saber para abrir una cuenta para tu negocio
¿Cómo crear una cuenta para tu negocio?
El procedimiento para abrir una cuenta de empresa en banco resulta muy sencillo, debiéndose tan solo efectuar una serie de trámites:
- Presentación de NIF de la empresa o autónomo
- Indicar quién puede operar con la cuenta que se va a dar de alta, ya sea como titular, ‘cotitular’ o autorizado
- Proporcionar DNI y fotografía de quienes vayan a manejar la cuenta
Además, dependiendo de la forma jurídica del negocio que tengas la entidad bancaria te puede solicitar el documento de conformación de la sociedad con la fecha de creación, el número y reparto de las acciones, etc. O bien, el alta como autónomo, en caso de que te rijas por el régimen de trabajadores por cuenta propia.
¿Por qué debes crear una cuenta para tu negocio?
Mezclar en una misma cuenta las transacciones personales y las del negocio no resulta nada recomendable, no lo es en el caso de un pequeño autónomo y mucho menos todavía si se trata de una empresa. Primeramente, porque realizar la separación permite poder comprobar al instante los ingresos y gastos, facilitando la realización de balances que te muestren cómo está funcionando tu negocio. Después, aunque no por ello menos importante, por una cuestión de transparencia ante Hacienda, al propiciar la existencia de una separación neta entre las cuentas de la empresa y las tuyas personales que no haya malentendidos en declaraciones de impuestos, con el consiguiente peligro de tener problemas con la agencia tributaria que esto implica. Además, para todo lo relacionado con solicitud de préstamos y líneas de crédito también es esencial tener unas cuentas claras para inspirar confianza y fiabilidad, no siendo una buena carta de presentación un batiburrillo en el que se mezclen finanzas personales y empresariales.
¿Quién debe figurar en la cuenta?
Si sois varios socios en el negocio o bien quieres que empleados de tu confianza puedan operar con las cuentas tienes tanto la opción de la co-titularidad como la del uso como persona autorizada. El titular o los titulares serían los que firman el contrato con el banco, pudiendo establecerse en función del poder de uso de cada uno diversos niveles de acceso y utilización:
- De manera conjunta o mancomunada: se precisa la autorización de todos los titulares para llevar a cabo una operación, siendo esta una opción ideal para empresas con varios socios
- De forma subordinada: establece distintos niveles de capacidad de decisión entre los titulares, aunque esto no ataña a la propiedad del capital ni a las responsabilidades fiscales
- Como autorizado, teniendo una capacidad limitada para operar (hasta cierta cantidad de dinero por ejemplo) pero careciendo eso sí de obligaciones tributarias
La financiación de tu negocio
¿Cuáles son las vías para financiar tu negocio?
Sobre el papel hay múltiples vías para financiar un proyecto empresarial, pudiendo optar en función de la envergadura del negocio que quieras iniciar desde la autofinanciación o el recurso a la ayuda de amigos o familiares hasta las formas más novedosas de aportación de capital que suponen los bussines angels, el crowdfunding o el crowdlending. Con todo, pese la proliferación de alternativas, a día de hoy recurrir a la financiación que ofrecen los bancos es lo más habitual y seguro, aunque como es obvio obtenerla requiere de la presentación de un plan de negocios solvente y viable así como del cumplimiento de una serie de requisitos. Aunque antes de explorar cualquier otra senda debes informarte sobre créditos blandos, microcréditos o subvenciones que puedan concederte las distintas administraciones públicas, ya que es factible que haya algún tipo de ayuda a la que puedas tener derecho. Por supuesto con ellas difícilmente vas a cubrir todo el dinero que necesitas para poner en marcha un negocio, pero sí que pueden ser un importante complemento en caso de que te la concedan.
¿Por qué precisas financiación para tu negocio?
La razón por la que precisas obtener fondos para alumbrar un proyecto empresarial es que por mucho potencial que tenga la idea que tienes en mente necesitas recursos económicos para desarrollarla, sin que resulte tampoco aconsejable aunque dispongas del dinero comprometer todo tu patrimonio personal en un negocio, cuyo éxito inevitablemente tiene un componente azaroso. Además, emprender requiere altura de miras y mentalizarse de que para obtener resultados acordes a las expectativas hay que hacer una inversión importante, por lo que contener mucho el gasto puede abocar el proyecto a una penosa supervivencia que sea la antesala del naufragio final.
Cómo solicitar financiación para tu negocio
Antes de dirigirte a una entidad bancaria para financiar tu aventura empresarial tienes que tener clara la cantidad de dinero que precisas obtener, el plazo de devolución con el que te puedes manejar, los intereses que podrías afrontar y el riesgo que estás dispuesto a asumir con los avales, que siempre son demandados por los bancos, resultando uno de los requisitos primordiales para la concesión de los préstamos junto a otros como la presentación de un plan de negocios viable. Asimismo, también conviene saber todas las posibilidades que puedan ofrecer los bancos: préstamos especiales para emprendedores, microcréditos, líneas de mediación con organismos públicos y un amplio etcétera.
Qué banco elegir para tu cuenta de negocios
En el trance de escoger una entidad bancaria para abrir una cuenta de negocios hay que tener en cuenta diversos criterios como las obligaciones a afrontar, las facilidades operativas que se dan (por ejemplo con el servicio de banca a distancia o para la realización de transferencias al extranjero), las comisiones, el costo de mantenimiento, las tarjetas de crédito y débito, etc. Además, muchos bancos ofrecen un servicio diferenciado para empresas y autónomos, lo que te puede permitir encontrar una opción que se adapte plenamente a las características de tu negocio. Igualmente, otro factor importante a considerar al emprender es que probablemente al principio no se generarán beneficios, por lo que resultará conveniente procurar reducir los costes al máximo en todos los ámbitos para evitar ahogar el negocio en ciernes en un mar de gastos. Para evitarlo, puede ser aconsejable buscar una cuenta que no tenga comisiones o que sean muy bajas, que no esté ligada a unos ingresos o un saldo mínimo y que tampoco dificulte la solicitud de préstamos.
El coco de las comisiones
Aunque la competencia entre las distintas entidades bancarias tienda a aminorar las comisiones, lo cierto es que la mayoría de cuentas de empresa obligan a sufragarlas por la obtención de distintos servicios: apertura, mantenimiento, administración, etc. De igual modo, también se ofrecen ventajas y beneficios que normalmente están asociados al cumplimiento de determinados requisitos, que pueden ir desde el mantenimiento de un determinado saldo o a tener unos ingresos mínimos hasta la realización de domiciliaciones. Por ello, es importante no dejarse deslumbrar por algún aspecto concreto resaltado por la publicidad de un banco y estudiar con detenimiento lo que ofrece cada entidad, prestando mucha atención condiciones que haya que satisfacer, tanto a las generales como a las particulares.
Tarjetas de débito y crédito asociadas
Las tarjetas de débito y crédito son fundamentales para todo lo relacionado con los pagos corporativos de los negocios, pudiendo ayudarte además a mantener tu ‘cashflow’ o liquidez por la vía crediticia en momentos en los que tengas tensiones de tesorería por no haber recibido cierto pago de algún cliente, por mermas de ingresos inesperadas o cualquier otra contingencia. Como ocurre con el resto de servicios bancarios, las tarjetas también conllevan obligaciones y comisiones, que deben estudiarse y valorarse junto con el resto de aspectos para tomar la decisión de con qué entidad vas a abrir la cuenta.
Banca online
Poder contar con un servicio de banca a distancia de calidad es un importante criterio a considerar al abrir una cuenta bancaria para un negocio, ya que operar de manera eficiente desde tu empresa o cuando estés en viajes de negocios es algo primordial y que ahorra mucho tiempo. Por ello, deben sopesarse muy bien si las funcionalidades de gestión que vas a necesitar en el día día (pago de nóminas del personal, realización de transferencias, etc.) están cubiertas por la web o aplicación del banco y cómo de sencillo resulta realizarlas.
Sistemas de pago para tu negocio
Cómo van a pagarte los clientes es una cuestión esencial que conviene dilucidar cuanto antes, particularmente si tienes un negocio de cara al público como puede ser un restaurante, una cafetería o un bar. Por motivos obvios el sistema elegido ha de dar las máximas facilidades al cliente al tiempo que también te proporcione a ti todas las ventajas posibles. Así, lo ideal es que permita a quienes acudan a tu local pagar como prefieran (efectivo, tarjeta de débito, tarjeta de crédito, etc.) de manera rápida y ágil, evitando saturaciones y esperas que pongan en entredicho la calidad del servicio ofrecido, algo que puede ser letal para tu negocio en tiempos en los que el boca a boca tiene el gran amplificador que son las redes sociales.
Máquina registradora y TPV
Pese a que en la actualidad existen máquinas registradoras avanzadas dotadas de lector de tarjetas, lo cierto es que sus virtualidades como único sistema de cobro son muy limitadas, ya que por ejemplo no dan al cliente la posibilidad de pagar desde su propia mesa con tarjeta de débito o crédito, propiciando la existencia de lentitudes y retrasos cuando hay que cobrar varias cuentas desde un único punto. Sin embargo, con los TPV no habría ese problema debido a la ‘portabilidad’ de los lectores de tarjetas inalámbricos, que permiten que los clientes puedan abonar la cuenta de manera cómoda y rápida, evitando dilaciones que enturbien la percepción del servicio recibido.
TPV en móviles y tabletas
Tener el TPV en el smartphone es una opción muy sugestiva para pequeños negocios, ya que se dispone de prácticamente de todo lo que puede brindar la máquina y es bastante más económico. Además, su instalación es muy sencilla, debiéndose tan solo descargar la App correspondiente según el sistema operativo con el que funcione el teléfono. Con todo, si quieres obtener más funcionalidades siempre es mejor decantarse por un TPV de formato tableta (también puede adaptarse una tablet para que funcione como TPV), una solución que al margen de agilizar el cobro facilita la toma de pedidos desde la propia mesa, el envío de las comandas a la cocina y hasta el control del stock de existencias.
¿Cómo elegir el TPV para tu negocio?
Una vez que hayas decidido la modalidad deseada de sistema llega el momento de escoger el proveedor, para ello como en toda decisión importante conviene sopesar distintas opciones, resultando recomendable solicitar un presupuesto que refleje al detalle el coste tanto del terminal como de los elementos auxiliares: lectores de tarjetas, escáneres, impresoras, etc. Asimismo, nunca está de más solicitar una ‘demo’ de funcionamiento, siendo bastante habitual que los proveedores la ofrezcan de manera gratuita. Aunque si de verdad quieres cerciorarte a fondo de cómo funciona un sistema de TPV concreto lo mejor es que le preguntes a profesionales que trabajen todos los días con él.
Poniendo en marcha tu negocio, requisitos legales y administrativos que debes cumplir
La legislación española siempre ha tenido fama de ser poco amable para los emprendedores por las numerosas trabas burocráticas existentes para crear una empresa. Aunque con el transcurso del tiempo las distintas administraciones han tratado de simplificar los trámites, lo cierto es que todavía son muchos los pasos administrativos y legales que hay que dar.
Elección de la forma jurídica
Si vas a emprender como autónomo tendrás que darte de alta en Hacienda y en la Seguridad Social, mientras que si tu proyecto requiere de la conformación de una empresa deberás decantarte entre las distintas alternativas que prevé la legislación: sociedad anónima, sociedad limitada, cooperativa, comunidad de bienes… Asimismo, aunque no resulte obligatorio, ya seas autónomo o crees una sociedad, es aconsejable solicitar un certificado electrónico para la firma digital de documentos, ya que esto agiliza todos los procesos administrativos.
Solicitud del NIF
Los autónomos no han de aportar un NIF distinto del que ya dispongan como persona física, pero para dar de alta a una sociedad sí es necesaria la solicitud de un Número de Identificación Fiscal, que Hacienda a través de la Agencia Tributaria concederá primero de manera provisional tras la presentación de la documentación requerida, proporcionando el definitivo cuando se aporte la escritura de constitución de la sociedad, para lo que se tiene un plazo de 6 meses.
Certificación negativa
La certificación negativa o CNN deben solicitarla solo las empresas de nueva constitución para acreditar que no hay una sociedad registrada con la misma denominación, pudiéndose obtener el certificado de manera telemática, por carta o de modo presencial en la propia sede del registro.
Aportación de capital social
Para crear una sociedad hay que depositar en cualquier entidad bancaria una cantidad de dinero que varía en función de la forma jurídica elegida. Así, en el caso de una sociedad limitada el mínimo requerido es de 3.000 euros, mientras que en el caso de una sociedad anónima la cantidad ha de ser al menos de 60.000 euros.
Escritura y registro
Este paso también es exclusivamente para dar de alta a empresas y consiste, primeramente, en la realización de una escritura pública ante notario en la que los distintos socios firmarán la constitución de la sociedad. Una vez conformada se acude al Registro Mercantil procedente para la consecución de la plena competencia jurídica.
Alta en IAE
Otro de los trámites que resulta necesario efectuar en una oficina de la Agencia Tributaria es el alta en el IAE o Impuesto sobre Actividades Económicas, especificando la actividad empresarial que se va a realizar para que Hacienda aplique la correspondiente tributación.
Legalización de libros
Las sociedades han de usar obligatoriamente una serie de libros: diario, de cuentas anuales, de inventarios, etc., que han de ser validados y sellados en el Registro Mercantil de la Provincia donde esté dada de alta la empresa.
Además, de todo lo expuesto también habría que informar a Dirección Provincial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social de la apertura de un centro de trabajo así como obtener un libro de visitas para las inspecciones laborales.
Envíos de dinero al extranjero
El envío de transferencias internacionales puede ser una operación bastante habitual en una empresa o negocio, de ahí que incluso en los casos en los que a priori no se prevea recurrir a ellas sea un aspecto que también deba tenerse en cuenta, ya que cuando se emprende nunca se sabe lo que se va a precisar en un futuro.
Las entidades bancarias, la solución más recurrente
Los bancos son el instrumento más utilizado por las empresas para todo lo concerniente a transferencias al extranjero, debido a que entre otras ventajas ofrecen la oportunidad de abaratarlas incluyéndolas dentro de un ‘pack’ junto a otros servicios. Con todo, que una entidad te brinde mejores condiciones por ser el ‘banco de cabecera’ de tu negocio no implica que dejen de valorarse aspectos muy importantes como por ejemplo cuál va a ser la modalidad de transferencia más usual que vas a hacer, no siendo lo mismo operar vía SWIFT, el sistema interbancario clásico que goza de una gran extensión que vía SEPA, la Zona Única de Pagos en Euros propulsada por la UE en 2008 para facilitar los movimientos de dinero entre los países miembros, hasta el punto de darle la misma consideración que a las transferencias internas, siempre y cuando no se supere la cantidad de 50.000 euros. Pero, el hecho de que cada vez haya más facilidades y alternativas para realizar este tipo de operaciones no significa que supongan un procedimiento simple, debiéndose atender a factores como las comisiones, la rapidez de los envíos, los límites de cantidades, etc.
Las comisiones, lo primero que hay que analizar
Las transferencias internacionales pueden tener dos tipos de comisiones, las inherentes a la realización de las operaciones y las asociadas a cambios de divisas. Por ello, conviene sopesar con cuidado lo más adecuado para tu negocio, sin perder de vista nunca la atención a los posibles necesidades futuras. Normalmente, las entidades bancarias cobran bien un porcentaje por cada transacción o bien una tarifa, resultando recomendable informarse bien sobre condiciones, pagos en función de tramos y gratuidades como, por ejemplo, las transferencias sin coste dentro del espacio SEPA.
Ojo, las transferencias recibidas también pueden tener comisión
Otro aspecto que hay que tener presente y que normalmente se suele obviar hasta que se sufre en propias carnes es el de los gastos por transferencias recibidas, sobre todo en el caso de las transacciones SWIFT fuera del espacio europeo. Las mismas tienen un coste apreciable que como en el caso de las transferencias realizadas puede suponer un porcentaje del importe o ‘tarificarse’ en función de diversos tramos.
Otras alternativas para transferencias al extranjero
Aunque la realización de estas transacciones internacionales por intermediación bancaria sea la opción más habitual y segura también existen otras posibilidades, como por ejemplo las plataformas que han surgido con la irrupción de las nuevas tecnologías, sitios como TransferWise, Azimo, Currencyfair, Instarem o WorldRemit, entre otros, que facilitan la realización de transferencias de manera cómoda, ágil y rápida. Pero eso sí, en caso de que finalmente te decidas a recurrir a esta vía, deberías comparar las distintas condiciones en cuanto a cobro de comisiones, velocidad de transferencia y cantidades mínimas, ya que pueden variar mucho de una compañía a otra.